Pfarreisekretärin & Pfarreisekretär
Das Leben in der Pfarrei auf vielfältige Art und Weise unterstützen
Die Pfarreisekretärin und der Pfarreisekretär sind wichtige Bindeglieder zwischen kirchlichem Personal, Pfarreiangehörigen und breiter Öffentlichkeit. Das Pfarreisekretariat erfüllt vielfältige administrative Aufgaben: Telefon, Korrespondenz, Adressverwaltung, Koordination von Terminen.
Obwohl sie einen Grossteil ihrer Arbeitszeit im Büro verbringen, kommen Sekretariatsmitarbeitende mit vielen Menschen in Kontakt. Sie unterstützen das Pfarreiteam und auch Freiwillige. Oft ist das Sekretariat die erste Anlaufstelle für Anfragen aller Art.
In grossen Pfarreien sind Sekretariatsmitarbeitende in der Regel im Vollzeitpensum angestellt und teilen sich die Aufgaben mit anderen Personen, in mittleren und besonders in kleinen Pfarreien arbeiten sie eher allein und auf Teilzeitbasis.
Das bringst du mit
Gute kaufmännische Ausbildung, Kontaktfreudigkeit, Organisationskompetenz, Selbstständigkeit, Diskretion, Sozialkompetenz, ökumenische Offenheit
Ausbildung
Ein kaufmännischer Abschluss oder eine gleichwertige Ausbildung sind ein gutes Fundament für den Beruf.
Das Bistum Basel bietet zudem den Einführungskurs «Neu im Pfarreisekretariat» an; der Kurs steht Interessierten aus allen Bistümern offen.
Im Bistum Chur gibt es auch einen Einführungs-Kurs. Frau Stefanie Wintergerste vom Generalvikariat steht Ihnen gerne zur Verfügung (Tel. 044 266 12 66 / stefanie.wintergerste@zhkath.ch).
Ausserdem gibt es eine jährliche Weiterbildung. Dafür zuständig ist Bernadette Lienhard vom Kath. Pfarramt Greifensee (Tel. 044 940 89 57 / kathpfarramt.greifensee@zh.kath.ch).
Der Verein der Pfarreisekretärinnen führt jährlich ein bis zwei Tageskurse und alle zwei Jahre eine zweitägige Weiterbildung durch. Informationen zu den Angeboten finden Sie auf der Website des Vereins.
Dauer der Ausbildung
Der Einführungskurs umfasst vier Kurstage über drei Wochen verteilt.
Paul Zehnder, Pfarreisekretär
Paul Zehnder arbeitet im Sekretariat des katholischen Pfarramtes St. Martin in Malters.
Als Kind war ich Ministrant, später Lektor und Kirchenchorsänger. Nebenher bin ich auch heute noch Organist in der reformierten Kirche Malters. Bevor ich anfing, hauptberuflich für die Kirche zu arbeiten, unterrichtete ich während 20 Jahren Kinder in ihren ersten zwei Schuljahren.
Der Primarlehrer im Pfarreisekretariat
Heute stehe ich nicht mehr vor Klassen, sondern an der Pfarrhaustür oder sitze hinter dem Computer. Menschen mit Anliegen verschiedenster Art kommen auf mich zu: Sie wollen beispielsweise eine Taufe oder einen Todesfall anmelden, eine Osterkerze kaufen, von ihren finanziellen Schwierigkeiten berichten oder unsere Räumlichkeiten reservieren. Die Abwechslung ist es, die mich täglich mit Freude meine Arbeit machen lässt.
Guter Teamgeist im Dienstleistungszentrum
Als Pfarreisekretär bin ich ein Kontaktpunkt und verstehe mich als Dienstleister auf alle Seiten. Meine beiden Kolleginnen und ich unterstützen auch die anderen Mitarbeitenden der Pfarrei Malters administrativ. So können sie sich in erster Linie um ihre Kernaufgabe – die Seelsorge – kümmern, anstatt Mails und Sitzungsprotokolle zu schreiben. Wir sind zudem für den Pastoralraum und die Verwaltung der Gelder und Buchhaltung zuständig, publizieren alle zwei Wochen das Pfarreiblatt und aktualisieren regelmässig die Website. Der gute Teamgeist und die Zusammenarbeit mit allen in der Kirche sind mir sehr wichtig.
«Man muss Menschen mögen.»
Bei Weiterbildungen und Versammlungen von Menschen, die im Pfarreisekretariat arbeiten, merke ich, dass ich als Mann noch ein seltenes Exemplar bin. Aber bei der täglichen Arbeit spielt das Geschlecht keine Rolle. Voraussetzung für diesen Beruf ist, dass man Menschen mag. Ich muss sie an- und ernst nehmen können, so wie sie sind. Nur dann kann ich helfen oder an die richtige Stelle verweisen.
Auch die Kenntnis von kirchlichen Abläufen und ein Flair für Zahlen sind von Vorteil. Wenn ich in hektischen Situationen merke, dass die To-do-Liste nur länger statt kürzer wird, muss ich manchmal flexibel neu priorisieren und den Feierabend noch kurz warten lassen. Belohnung ist die Einbindung in der Gemeinde mit dem Wissen, vielen rund um die Kirche schon geholfen zu haben.
Ganz besondere Momente sind für mich die, bei denen ich bei der Arbeit meinen ehemaligen Schülerinnen und Schülern begegnen darf, weil sie sich etwa nach den Vorbereitungsschritten für eine kirchliche Trauung erkundigen oder ihr Kind zur Taufe anmelden.
«Die Vielfalt und das selbständige Arbeiten sind ein riesiges Plus.»
Franziska Widmer, Pfarreisekretärin
Franziska Widmer arbeitet im Pfarreisekretariat in der Pfarrei Heilige Familie in Richterswil.
Ein Pfarreisekretariat sollte eine Art «Schaltzentrale» sein. Es kommen Anfragen aus der Pfarrei, von Mitarbeitenden oder von ausserhalb. Die Themen sind so unterschiedlich wie das Leben selbst. Nun gilt es die Fragen aufzunehmen und was nicht selbst beantwortet werden kann, an die entsprechende Person weiterzuleiten. Diesen direkten Kontakt schätze ich sehr, nur ist es nicht immer einfach, spontan auf die unterschiedlichsten Bedürfnisse eingehen zu können oder Ruhe zu bewahren, wenn die Wogen höherschlagen.
Daneben gibt es auch noch eine Fülle von administrativen Aufgaben, die mit dem Jahreskreis variieren oder tägliche Routine sind. So sieht jeder Tag anders aus. Der Kontakt nach aussen und innen ist sicher ein Hauptbereich, aber auch der Auftritt der Pfarrei (Pfarrblatt, Homepage, Newsletter, Plakate, Versände etc.) oder die Mitarbeit bei Pfarreiprojekten benötigen viel Zeit. Das Ablagesystem will ebenfalls gepflegt werden und trotz Elektronik werden Taufe, Hochzeit oder Beerdigung immer noch von Hand in speziellen Archivbüchern eingetragen.
Seit ich Ende der 1990er-Jahre mit einem Minipensum in einer kleinen Pfarrei angefangen habe, haben sich die Pfarreisekretariate erheblich verändert. Wo früher viele Arbeiten mit Freiwilligen oder ehrenamtlich erledigt wurden, ist solches heute nicht mehr denkbar. In grossen Pfarreien und für Pastoralräume gibt es eigene Sekretariat-Teams und teilweise werden sogar Lernende ausgebildet
Von der Sekretärin zur Pfarreiassistentin
Die Arbeit im Team der Pfarrei macht mir grosse Freude und ich erachte den Austausch als sehr wichtig, denn ich kann die einzelnen Mitarbeitenden nur unterstützen, wenn ich weiss, woran sie gerade arbeiten. Ein Mit- und Vorausdenken ist gefragt. Wenn beispielsweise ein Anlass im nächsten Pfarrblatt erscheinen soll, muss drei bis vier Wochen vorher daran gedacht werden. Das erfordert, dass ich das Pfarreileben überblicke und eine gut organisierte Arbeitsstruktur habe. Das fällt mir zum Glück nicht schwer und bei anderen Arbeiten (Gestalten der Osterkerze, Taufbaumanhänger, Pfarrblattimpulse) kann ich meine kreative Ader ausleben.
In den vergangenen Jahren habe ich mich ständig weitergebildet (Studiengang tbi, Liturgiekurs, CPT-Kurs). Die Theologie hat mich besonders interessiert. Sie war über Jahrhunderte prägend und erklärt vieles in unserer modernen Gesellschaft. Doch schlussendlich sind es die Menschen, die mit ihren kleinen und grossen Entscheidungen unserem Alltag eine Form geben.
Wegen meiner Weiterbildungen kann ich auch Arbeiten im pastoralen Bereich übernehmen (Trauertreff, Wortgottesdienste oder Beerdigungen). Dies empfinde ich als Bereicherung, da das Arbeitsspektrum dadurch noch grösser wird. Mit dieser Ausbildung bin ich jedoch eine Ausnahme in den Pfarreisekretariaten.
Kritische Auseinandersetzung
Natürlich bleiben kritische Fragen oder gar schräge Blicke nicht aus, wenn ich sage, dass ich in der katholischen Kirche arbeite. Mit einigen Punkten habe ich ja auch meine liebe Mühe, mit anderem habe ich einen Umgang gefunden und wieder anderes möchte ich nicht missen. Viele Traditionen habe ich als Kind schon kennen gelernt und später viele Erfahrungen im Blauring oder der Kirchenpflege gesammelt. Während meiner langjährigen Arbeit in der Kirche habe ich viel schönes, aber auch richtig niederträchtige Taten gesehen. Rückblickend erkenne ich, dass ich in vielen Bereichen gewachsen bin, dass ich mich gerade wegen meiner Arbeit weiterentwickelt habe. Ich bin gespannt, wohin mich dieser Weg noch führen wird.